Hållbarhetsstyrning
Koncernledningen består av koncernchef, ekonomidirektör, kommunikations- och IR-chef samt affärsområdeschefer. Hållbarhetsrådet har till uppgift att leda hållbarhetsarbetet. Det består av hållbarhetsteamet samt koncernchef, ekonomidirektör, kommunikations- och IR-chef samt affärsområdeschefer. Hållbarhetsteamet består av hållbarhetschefen samt koncernens hållbarhetscontrollers.
Behandling av hållbarhetsfrågor
NIBEs styrelse är ytterst ansvarig för att säkerställa att hållbarhetsarbetet stödjer affärsstrategin och uppfyller kraven från myndigheter, aktieägare och andra intressenter. Styrelsen ansvarar vidare för utveckling och uppföljning av bolagets strategier genom policyer, planer och mål, beslut om förvärv, större investeringar, tillsättningar i ledningen samt löpande uppföljning av verksamheten under året. Policyer gås igenom och granskas minst vart 3:e år eller vid behov.
Hållbarhetsrådet följer regelbundet upp resultat, analyserar risker, möjligheter samt tillbörlig aktsamhet och fattar beslut om det fortsatta hållbarhetsarbetet. Stora delar av arbetet är reglerat i nationell lagstiftning, som till exempel miljölagar och arbetsrätt. Även frivilliga åtaganden som OECD, UN Global Compact och FNs globala hållbarhetsmål Agenda 2030 är styrande.
Hållbarhetschefen är ansvarig för arbetet på strategisk nivå och rapporterar om hållbarhetsfrågor till styrelserna på koncern- och affärsområdesnivå i samband med strategimöten och liknande tillfällen.
Företagets hållbarhetschef rapporterar direkt till VD och hållbarhetsrådet samt föreslår hållbarhetsstrategi och mål. Dessutom informerar hållbarhetschefen och ekonomidirektören om koncernens efterlevnad av företagets värderingar, policyer och riktlinjer. För att säkerställa medvetenhet kring värderingar och policyer får alla medarbetare information om NIBEs värderingar vid introduktion. Värderingar och samtliga policyer finns också tillgängliga på NIBEs intranät. Värderingarna och merparten av policyer har översatts till flertalet olika språk för att göra de så tillgängliga som möjligt för anställda och övriga intressenter. Värderingarna och flertalet policyer finns även tillgängliga på hemsidan NIBE.com. VD:n tillsammans med företagsledningen på respektive dotterbolag ansvarar för att implementera såväl värderingarna som policyerna.
Utvärderingar
NIBE Group har väl etablerade processer om tillbörlig aktsamhet, som integrerar aspekter inom miljö och finans, vid kartläggningen av nya förvärv. Processer finns på plats för leverantörer, egen verksamhet och kunder. Arbete för att förbättra och implementera dessa pågår ständigt.
Produktionsbolag utvärderas löpande via hållbarhetsbesök med några års intervall. Prioritering av hållbarhetsbesök görs baserat på riskområde, storlek på bolag etc. vilket medför att återbesök ibland prioriteras före besök av nyförvärvade bolag. I nuläget har 78% av de hållbarhetsrapporterande bolagens produktionsanläggningar besökts. Utöver hållbarhetsbesök sker även löpande hållbarhetsrapportering, energikartläggningar och kontakt med bolagen som en del av processen för tillbörlig aktsamhet.
NIBE tar även hänsyn till internationell, nationell och /eller regional lagstiftning och föreskrifter där handelssanktioner har införts och påverkar försäljning, leverans och export av NIBE-produkter, tjänster och tekniska data, globalt. Detta regleras i närmare detalj i vår Trade Compliance Policy vilken bland annat fastslår när en genomlysning av samarbetspartnern är aktuell.
Riskhantering
För att minimera risker och ha god intern kontroll över hållbarhetsrapporteringen använder sig NIBE av en riskbedömningsmetod (NICS), vilken beskrivs närmre under GOV-1. Vi har utsett ansvariga för respektive väsentligt område och arbetar systematiskt baserat på en rapporteringsstandard för att säkerställa förståelse för vilken data som ska samlas in. Informationen samlas in via koncernens rapporteringssystem Worldfavor. Hållbarhetsteamet ansvarar för att säkerställa kvaliteten på inrapporterad data genom olika kontrollaktiviteter.
För att säkerställa regulatoriska krav och att vi rapporterar enligt gällande bestämmelser, lagar och regler har vi regelbundna genomgångar av lagstiftningen, där specialister och jurister är stöd i tolkningar och omfattning.
Vi använder en modell för den dubbla väsentlighetsbedömningen och har bra dokumentation på hur vi utvärderar våra väsentliga områden.